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Verfahrensdokumentation

Die am 7. November 1995 durch das Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen (BStBl. Teil I, Seite 738 ff) an die obersten Finanzbehörden der Länder veröffentlichten "Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme" (GoBS) sowie das Handelsgesetzbuch (HGB) bilden die rechtlichen Vorgaben für die so genannte Verfahrensdokumentation. Die GoBS sind von der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. (AWV) Eschborn ausgearbeitet und als Gesetz erlassen worden. Die am 1. Januar 2002 in Kraft getretenen "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen" (GDPdU), die u. a. die Speicherung (Archivierung) originär digitaler Dokumente definieren, sowie die Zugriffsmethoden auf die steuerlich relevanten Daten im Rahmen einer Betriebsprüfung, verweisen auf die GoBS.

Grundsätzlich dient die Verfahrensdokumentation der Transparenz und dem Nachweis der Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben. Sie beschreibt den vollständigen Aufbau und Ablauf (Prozesse) des Abrechnungsverfahrens von der Entstehung steuerlich relevanter Daten über deren Speicherung bis hin zum eindeutigen Wiederfinden der Informationen. Der Aufbau und die technische Umsetzung der Verfahrensdokumentation können durch das steuerpflichtige Unternehmen individuell gestaltet werden. Dabei ist zu beachten, dass die Verfahrensdokumentation den GoBS-Erfordernissen entspricht und für einen sachverständigen Dritten verständlich sein muss.

Modul "Verfahrensdokumentation"

Das DocSetMinder® Modul "Verfahrensdokumentation" basiert auf den aktuell gültigen GoBS und beinhaltet u.a.:

• Eine Beschreibung der sachlogischen Lösung
• Die Beschreibung der programmtechnischen Lösung
• Eine Beschreibung der Programmintegrität
• Eine Beschreibung der Datenintegrität
• Arbeitsanweisungen für die Anwender

Die Verfahrensdokumentation ist ein fester Bestandteil der Vorbereitung für die digitale Betriebsprüfung. Das Modul nutzt die bereits im Modul "Unternehmensorganisation" und "IT-Dokumentation" erfassten Sachverhalte. Das Modul "Verfahrensdokumentation" unterstützt die Verantwortlichen und Berater bei der Erstellung und Aktualisierung der Verfahrensdokumentation gemäß GoBS/GDPdU sowie bei der Vorbereitung für die elektronische Steuerprüfung.

Lesen Sie weitere Details zum Aufbau des Moduls und zur Software-Einführung in unserem  Downloadbereich.