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Dokumentationsrichtlinien

Einen wesentlichen Einfluss auf die über Jahre gleichbleibende Qualität der Compliance-Dokumentation haben die verwendete Methodik bei der Erstellung und Pflege der Dokumentation und die damit verbundenen Dokumentationsrichtlinien im Unternehmen. Diese Richtlinien sollten vor der Erstellung der eigentlichen Dokumentation im Rahmen der Projektarbeit definiert werden. Die Dokumentationsrichtlinien beinhalten eine Sammlung von Regeln und Prozessen, die für den gesamten Lebenszyklus der Dokumentation und deren Geltungsbereich - die beteiligte Fachabteilungen - gültig sind.

Modul "Green Book"

Ein wesentliches Merkmal jeder hoch qualifizierten Dokumentation sind eindeutige und für alle Projektmitarbeiter und Nutzer verständliche Bezeichnungen und Nummerierungen innerhalb der Dokumentation. Solche Namenskonventionen sollten sorgfältig überlegt, festgelegt und kommuniziert werden. Die Definition der genannten Eigenschaften ist vergleichbar mit der Benennung der Stammdaten in einem ERP-System (z.B. Kreditoren-, Debitoren- und Artikel-Nummern). Sorgfältig festgelegte Bezeichnungen verhindern die Erstellung von Dubletten der Dokumentationsobjekte wie Prozesse, Sachverhalte etc. und tragen im Wesentlichen zum Erhalt der hohen Qualität der Dokumentation über die Jahre bei.

Die gesamte Standard- und Compliance-Dokumentation eines Unternehmens kann aus diversen umfangreichen Gebieten bestehen. Auf Grund der Komplexität der gesetzlichen Anforderungen und organisatorischer Aspekte ist es erforderlich, bestimmte Zuständigkeiten innerhalb der Mandanten, der Module und Teilen der Module,  übergreifend eindeutig zu definieren.

Lesen Sie weitere Details zum Aufbau des Moduls und zur Software-Einführung in unserem  Downloadbereich.