Compliance Management

Die Einhaltung von Gesetzen, Vorschriften und Verträgen (Compliance) durch die Gestaltung und Umsetzung einer effektiven Corporate Governance stellt eine wesentliche Herausforderung für Führungskräfte und Aufsichtsgremien in Unternehmen und Behörden dar. Sie müssen sicherstellen, dass die Unternehmensorganisation, die Geschäftsprozesse und die eingesetzte Informationstechnologie den komplexen gesetzlichen Auflagen entsprechen.

DocSetMinder® bietet zum Thema Compliance eine umfangreiche Suite von aufeinander abgestimmten Modulen mit Dokumentstrukturen und Vorlagen, mit denen ein Internes Kontrollsystem (IKS) gemäß IDW PS 261, IDW PS 951, ISAE 3402, Datenschutz (gemäß BDSG, LDSG, DSVO) sowie Verfahrensdokumentation gemäß GoBD und PK-DML vollständig abgebildet werden kann.

Gesetze, Normen und Standards mit DocSetMinder®

Für folgende Standards und Normen stehen Ihnen als DocSetMinder®-Module oder Softwareerweiterungen mit Inhaltsvorlagen zur Verfügung:

Internes Kontrollsystem

Datenschutz

Verfahrensdokumentation

IT-Revision

  • IDW PS 330
  • IDW RS FAIT 1
  • IDW RS FAIT 2
  • IDW RS FAIT 3
  • IDW RS FAIT 4
  • IDW RS FAIT 5
Funktionsumfang

Die Funktionen und Eigenschaften von DocSetMinder® umfassen alle Anforderungen der internationalen Standards und Normen für den Umgang mit dokumentierten Informationen, u.a. Dokumentenlenkung und Mindestanforderungen an die Kennzeichnung der Dokumente. Die Projekterfahrung eines Jahrzehnts runden den Funktionsumfang ab. Wir sind sehr dankbar für Anregungen und Vorschläge unserer Kunden, Implementierungspartner und Auditoren.

Dokumentenmanagement und Lenkung

  • Automatische Versionierung der Dokumente (Versionskontrolle)
  • Check-In/Check-Out der Dokumente für die Bearbeitung
  • Revisionssichere Speicherung der Dokumente
  • Lückenlose Dokumenthistorie
  • Periodenabgrenzung der Dokumente (Jahresabschluss)
  • Workflow (Genehmigungsverfahren) und Aufgabenplaner
  • Volltextsuche
  • Flexible und erweiterbare Inhaltsvorlagen (freidefinierbare Inhalte)
  • Vertragsmanagement und -controlling (inkl. Versicherungsmanagement)
  • Richtlinienmanagement
  • Mandantenfähigkeit
  • Mehrsprachigkeit

Office-Funktionen

  • Flussdiagrammdesigner (Standards: BPMN und ISO) 
  • Textverarbeitung
  • Reporting Services inkl. Export in diversen Formaten (Standard- und individuelle Reports) 
  • Umfangreiche stichtagsbezogene Druckausgabe (Microsoft® Office Word, HTML, PDF)

Clients

  • Windows Client (FAT-Client)
  • Web Client individuell konfigurierbar (Browser Google Chrome, Microsoft® Internet Explorer, etc.)  

Datenbank

  • Microsoft® SQL Server basierend
  • Verschlüsselte Datenbank (AES 256)
  • Import-Export-Schnittstelle (individuell konfigurierbar)

Berechtigungskontrolle

  • Microsoft® Active Directory Integration
  • Rollenkonzept (Funktionstrennung)
  • Berechtigungskonzept

Entwicklungstools

  • Modul-Designer (Entwicklung von Modulen und Erweiterungen nach individuellen Anforderungen)  
Ihr Nutzen

Mit DocSetMinder® erhalten Sie ein durchdachtes und ausgereiftes Werkzeug, um den unterschiedlichsten Aufgaben der Dokumentation und Zertifizierung gerecht zu werden:

  • Modularität: Komplette Software-Suite von aufeinander abgestimmten Modulen mit Dokumentstrukturen und Inhaltsvorlagen. Sie verhindern doppelte Erfassung von benötigten Sachverhalten (keine Redundanzen).
  • Wiederverwendbarkeit: Alle Sachverhalte, unabhängig von Thema, werden nur einmal erfasst und können beliebig oft wiederverwendet werden. Die Aktualisierung erfolgt nur an einer Stelle. 
  • Interdisziplinarität: Unternehmensübergreifende Zusammenarbeit bei der Erstellung und Aktualisierung von Dokumentationspflichten in Bereichen IT-Governance, Organisation und Compliance.
  • Leitfaden-Prinzip: Die Modulstrukturen bilden genau die Normen und Standards (u.a. High-Level-Structure) ab und schlagen damit die Reihenfolge ihrer Umsetzung vor (PDCA-Zyklus).  
  • Bedienbarkeit: In den klaren Modulstrukturen findet sich jeder schnell zurecht. Inhalte werden eindeutig vorgeschlagen und erfasst, Pflichtangaben können nicht vergessen werden, eine aufwändige Einarbeitung entfällt. Die Bedienung ist für jeden Microsoft® Office-Nutzer (Look-and-Feel) sehr einfach und erfordert nur eine kurze Eingewöhnungszeit.
  • Integrierbarkeit: Flexible Integration in die bereits bestehende Softwarelandschaft eines Unternehmens oder einer Behörde. Vielseitige Import/Export-Schnittstelle (Microsoft® AD, ERP, IT-Inventory und -Managementsysteme, etc.).
  • Anpassbarkeit: Die Modulstrukturen und die Inhaltsvorlagen können in einem Modellierungsprozess den individuellen Anforderungen und Gegebenheiten des Unternehmens oder der Behörde einfach angepasst werden (kein Customizing und keine Programmierung notwendig).
  • Revisionssicherheit und Nachvollziehbarkeit: Egal, welche Dokumente oder Inhaltsvorlagen Sie bearbeiten - mit DocSetMinder® bleiben Sie über die Entstehung und Bearbeitung der Inhalte auf dem Laufenden. Versions- und Revisionsnummern entsprechen den in den Normen und Standards geforderten Angaben. Jede Bearbeitung erhält eine klare namentliche Zuordnung (Protokollfunktion). Sämtliche Änderungen können in der Dokumentenhistorie nachverfolgt werden.  
  • Dokumentation auf Knopfdruck: Aussagekräftige Nachweise geben Sie mit DocSetMinder®ganz einfach und aktuell aus. Als Bericht, Microsoft® Word-Dokument, HTML-Struktur sowie über das Intra- oder Extranet. Das macht Sie auf sehr einfache Weise Ready for Audit.
Wir unterstützen Sie

Um DocSetMinder® effizient einzuführen und eine hohe Akzeptanz der Mitarbeiter zu erreichen, bieten wir eine Reihe von Dienstleistungen an:

  • Einführungsworkshop (Einführung, Systemmodellierung, Bedienung und Integration in die bestehende IT-Landschaft)
  • Thematisch abgestimmte Workshops für die Planung und Umsetzung der IT-Sicherheit und des Notfallmanagements
  • Begleitendes Coaching durch erfahrene Berater auf dem Weg zu Ihrer Zertifizierung
  • Vollständige Planung, Umsetzung und Dokumentation bis hin zur Zertifizierung einer der IT-Sicherheits-Normen (alles aus einer Hand)
  • Konzeption und Erstellung von individuellen Reports
  • Technische und inhaltliche Unterstützung Ihrer Implementierungspartner 
  • Technischer Support